Gráfico: Orçamento X Realizado

     Os gráficos com certeza fazem muita diferença na hora de fazermos análises, apresentações e, em especial, para tomada de decisões.

    Isso acontece porque os gráficos nos dão uma visão mais ampla e melhor do que apenas números em uma tabela de dados. Eles possibilitam também, uma maior facilidade ao compararmos valores mensais/anuais, entre empresas, setores de empresas, enfim, são muitas as possibilidades de análises que os gráficos nos proporcionam.

    Com a ajuda dos gráficos, podemos fazer diversas análises:

• Compararmos orçamentos entre alguns anos;
• Compararmos orçamento com o que foi ou está sendo realizado (ano/mês);
• Observarmos no mesmo gráfico, valores orçados e ralizados com meses e anos;
• Termos também a possibilidade de fazer com que o gráfico se movimente entre os dados da tabela e nos mostre diferentes cenários.
• Entre outras possibilidades.

    A figura ao lado, apresenta a base de dados (ou parte dela) que será utilizada para a criação dos gráficos. Nela, temos a data (mês/ano), valor orçado, valor realizado e uma coluna com a diferença entre os valores orçados e realizados.

    Para criarmos os gráficos, podemos utilizar a própria base de dados ou consolidar as informações em outra tabela. Em nosso exemplo, vamos consolidar estas informações em uma nova tabela.

    A figura abaixo apresenta uma tabela com a consolidação das informações para a criação do gráfico. Nela consolidamos os valores anuais (de 2006 a 2011) para os valores orçados, realizados e a diferença entre eles. A consolidação destas informações pode ser feita de várias maneiras.

    Um dos recursos mais poderosos que o Excel possui é chamado de Matrizes (ou fórmulas matriciais). A fórmula utilizada na célula 'G2' (conforme figura abaixo), é a seguinte:

• {=SOMA(SE(G$1=VALOR(TEXTO($A$2:$A$73;"aaa"));$B$2:$B$73))}

    Com a utilização desta fórmula com os cifrões ($), inseridos nos lugares certos, fica fácil inserir as fórmulas nas outras células - basta copiar e colar! As chaves ( { ... } ) que estão inseridas na fórmula mostram que é uma fórmula matricial. Estas chaves não são inseridas de forma manual (ou digitadas). Para inserir as mesmas, após concluir a digitação da fórmula, devemos pressionar as teclas 'Ctrl + Shift + Enter'.

     

    Para quem ainda não conhece as fórmulas matriciais, mais a frente estarei escrevendo sobre elas (na internet existe muito material sobre o assunto (Quem desejar, pode procurar no Google que com certeza encontrará)).

    Com a tabela preenchida, podemos criar o gráfico. Este gráfico é bastante simples de ser feito. Simplesmente selecionamos a área (tabela) de dados e, na Guia Inserir, escolhemos o gráfico de Barras (colunas agrupadas). Com isso o gráfico é automaticamente criado. A partir disso, basta fazer alguns ajustes, conforme vemos no resultado da figura abaixo.

    Dica para aqueles que não são acostumados a trabalhar com gráficos no Excel: Todas as partes do gráfico podem ser alteradas. Clique com o botão direito do mouse sobre a parte a ser alterada e selecione a opção desejada. Ao selecionarmos um gráfico, três novas guias são exibidas com ferramentas que nos ajudam a formatar o gráfico: Design, Layout e Formatar.

    Na próxima postagem, estarei explicando como fazer um gráfico, com a mesma base de dados, permitindo uma comparação entre alguns anos e a vizualizaçào mensal comparando os gastos orçados com os gastos realizados.

    Download: Gráfico Orc x Real.

    Fiquem a vontade para comentar sobre esta e outras postagens e dar sua opinião e/ou sugestão.

    Ivair!

    ivairferrari@gmail.com.